चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स और शेड्यूल III

मीरा ने अब तक वाउचर, जर्नल, लेजर, ट्रायल बैलेंस, और फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स बना लिए हैं। उसे आत्मविश्वास आ गया है। फिर एक सुबह, शर्मा सर उसे एक नई क्लाइंट की फ़ाइल देते हैं — बिश्त ट्रेडर्स, होलसेल मसालों का बिज़नेस। मीरा फ़ाइल खोलती है और उसकी आँखें चौड़ी हो जाती हैं। दर्जनों अलग-अलग अकाउंट्स हैं — CGST इनपुट, SGST आउटपुट, फ़्रेट आउटवर्ड, गोडाउन रेंट, लोडिंग चार्जेज़, ट्रेड छूट, कमीशन पेड, कमीशन रिसीव्ड... "इतने सारे अकाउंट्स कोई कैसे ट्रैक करता है?" वो पूछती है। शर्मा सर मुस्कुराते हैं। "चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स से। ये एक टेबल ऑफ़ कंटेंट्स जैसा है उन सारे अकाउंट्स का जो बिज़नेस कभी भी इस्तेमाल करेगा। कोई भी बुककीपिंग शुरू करने से पहले, पहले ये चार्ट बनाओ। ये तुम्हारा नक्शा है।"

चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स क्या है?

सोचो तुम एक नया घर बना रहे हो। एक ईंट रखने से पहले, तुम्हें एक ब्लूप्रिंट चाहिए — एक प्लान जो हर कमरा, हर दरवाज़ा, हर खिड़की दिखाए।

चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स (COA) तुम्हारे अकाउंटिंग सिस्टम का ब्लूप्रिंट है। ये बिज़नेस द्वारा इस्तेमाल होने वाले हर अकाउंट की एक व्यवस्थित्ड, नंबर्ड सूची है।

COA के बिना, चीज़ें जल्दी गड़बड़ हो जाती हैं। एक व्यक्ति "इलेक्ट्रिसिटी" नाम से अकाउंट बनाता है। दूसरा "इलेक्ट्रिसिटी ख़र्चा" बनाता है। तीसरा "इलेक्ट्रिक बिल पेमेंट" बनाता है। क्या ये एक ही अकाउंट है या तीन अलग-अलग? किसी को पता नहीं। बुक्स कन्फ़्इस्तेमाल्ड हो जाते हैं।

COA के साथ, हर अकाउंट के पास होता है:

• एक यूनीक नंबर (जैसे स्कूल में रोल नंबर)
• एक नाम (साफ़ और स्टैंडर्ड)
• एक ग्रुप (किस फ़ैमिली में आता है)

शर्मा सर समझाते हैं:

"PIN कोड सिस्टम जैसे सोचो। भारत के हर पोस्ट दफ़्तर का यूनीक PIN कोड है। 263601 अल्मोड़ा है। 263139 बागेश्वर है। तुम उन्हें कन्फ़्इस्तेमाल नहीं करते क्योंकि हर एक का नंबर है। वैसे ही, तुम्हारे बुक्स में हर अकाउंट को एक नंबर मिलता है। अकाउंट 4001 सेल्स है। अकाउंट 5001 पर्चेज़ेज़ है। कोई कन्फ़्इस्तेमालन नहीं।"

पाँच मुख्य ग्रुप्स

किसी भी बिज़नेस का हर अकाउंट पाँच ग्रुप्स में से किसी एक में आता है। बस पाँच। बिज़नेस चाहे कितना भी बड़ा हो या छोटा।

ये पाँच ग्रुप्स नींव हैं। बाकी सब इन पाँच में से किसी का सब-ग्रुप या ख़ास अकाउंट है।

आओ हर ग्रुप को बिश्त ट्रेडर्स और रावत आंटी की दुकान के उदाहरणों से समझते हैं।

ग्रुप 1: एसेट्स — बिज़नेस क्या ओन करता है

एसेट्स वो चीज़ें हैं जिनकी वैल्यू है और जो बिज़नेस ओन करता है या कंट्रोल करता है।

सब-ग्रुप्स:

फ़िक्स्ड एसेट्स (नॉन-करंट एसेट्स) — चीज़ें जो बिज़नेस लंबे समय तक इस्तेमाल करता है। ये बिक्री के लिए नहीं हैं।

• ज़मीन और भवन (Land and Building)
• Furniture and Fixtures
• Computers and Equipment
• Vehicles
• गोडाउन (वेयरहाउस) स्ट्रक्चर्स

करंट एसेट्स — चीज़ें जो बार-बार बदलती हैं, आमतौर पर एक साल के भीतर।

• कैश इन हैंड
• कैश एट बैंक
• स्टॉक (इन्वेंटरी)
• संड्री डेटर्स (अकाउंट्स रिसीवेबल) — ग्राहकों का बकाया
• प्रीपेड ख़र्चे — अग्रिम चुकाए बिल
• एडवांसेज़ टू आपूर्तिकर्ता — सामान मिलने से पहले आपूर्तिकर्ता को दिया पैसा

निवेश्स — फ़िक्स्ड डिपॉज़िट्स, शेयर्स, आदि में लगाया पैसा।

इंटैंजिबल एसेट्स — वैल्यू वाली चीज़ें जिन्हें छू नहीं सकते।

• गुडविल
• ट्रेडमार्क्स
• सॉफ़्टवेयर लाइसेंसेज़

रावत आंटी की छोटी किराना दुकान के लिए, मुख्य एसेट्स हैं: कैश, बैंक बैलेंस, स्टॉक, डेटर्स, और फ़र्नीचर।

बिश्त ट्रेडर्स (बड़ा होलसेल बिज़नेस) के लिए, लिस्ट में ये भी शामिल हैं: गोडाउन, व्हीकल्स, कंप्यूटर इक्विपमेंट, और निवेश्स।

ग्रुप 2: लायबिलिटीज़ — बिज़नेस क्या देनदार है

लायबिलिटीज़ कर्ज़ और दायित्व हैं — पैसा जो बिज़नेस को दूसरों को देना है।

सब-ग्रुप्स:

नॉन-करंट लायबिलिटीज़ (लॉन्ग-टर्म) — कर्ज़ जो एक साल बाद देने हैं।

• बैंक लोन्स (टर्म लोन्स)
• मॉर्गेजेज़

करंट लायबिलिटीज़ — कर्ज़ जो एक साल के भीतर देने हैं।

• संड्री क्रेडिटर्स (अकाउंट्स पेयेबल) — आपूर्तिकर्ता को बकाया
• आउटस्टैंडिंग ख़र्चे — बिल आ चुके लेकिन अभी पे नहीं हुए
• शॉर्ट-टर्म लोन्स
• GST पेयेबल — कलेक्ट किया गया GST जो गवर्नमेंट को देना है
• TDS पेयेबल — काटा गया टैक्स जो जमा करना है

रावत आंटी के लिए: संड्री क्रेडिटर्स (बिश्त ट्रेडर्स) और आउटस्टैंडिंग ख़र्चे।

बिश्त ट्रेडर्स के लिए: बैंक लोन, संड्री क्रेडिटर्स, GST पेयेबल, TDS पेयेबल।

ग्रुप 3: इक्विटी (कैपिटल) — मालिक की हिस्सेदारी

इक्विटी मतलब सारी लायबिलिटीज़ चुकाने के बाद बिज़नेस पर मालिक का दावा।

सब-ग्रुप्स:

• कैपिटल अकाउंट — मालिक का निवेश
• ड्रॉइंग्स अकाउंट — मालिक ने जो पैसा निकाला
• रिज़र्व्ज़ एंड सरप्लस — जमा किए गए मुनाफ़े जो निकाले नहीं गए
• करंट ईयर मुनाफ़ा/घाटा — P&L अकाउंट से आता है

रावत आंटी की सोल प्रोप्राइटरशिप के लिए, इक्विटी बस कैपिटल माइनस ड्रॉइंग्स प्लस मुनाफ़ा है।

बिश्त ट्रेडर्स के बड़े वर्ज़न जैसी कंपनी के लिए, इक्विटी में शेयर कैपिटल, रिटेन्ड अर्निंग्स, और अलग-अलग रिज़र्व्ज़ शामिल हैं।

ग्रुप 4: आमदनी (आय) — कमाया गया पैसा

आमदनी वो पैसा है जो बिज़नेस अपने संचालन और अन्य सोर्सेज़ से कमाता है।

सब-ग्रुप्स:

सीधा आमदनी (राजस्व फ़्रॉम संचालन):

• Sales of Goods
• Sales of Services

इनसीधा आमदनी (अदर आमदनी):

• इंटरेस्ट रिसीव्ड (बैंक डिपॉज़िट्स पर)
• कमीशन रिसीव्ड
• रेंट रिसीव्ड (अगर बिज़नेस सब-लेट करता है)
• छूट रिसीव्ड (जल्दी पेमेंट के लिए आपूर्तिकर्ता से)
• मुनाफ़ा ऑन सेल ऑफ़ एसेट

रावत आंटी के लिए: सेल्स मुख्य आमदनी है। बैंक डिपॉज़िट पर इंटरेस्ट अदर आमदनी है।

बिश्त ट्रेडर्स के लिए: मसालों की सेल्स, दूसरे होलसेलर्स से कमीशन रिसीव्ड, और इंटरेस्ट रिसीव्ड।

ग्रुप 5: ख़र्चे (खर्चे) — खर्चा गया पैसा

ख़र्चे वो लागतें हैं जो बिज़नेस चलाने में आती हैं।

सब-ग्रुप्स:

सीधा ख़र्चे (लागत ऑफ़ गुड्स सोल्ड):

• Purchases of Goods
• Freight Inward / Carriage Inward
• Loading and Unloading Charges
• Customs Duty (इंपोर्टेड गुड्स के लिए)
• वेजेज़ (सीधे प्रोडक्शन/सँभालनािंग में लगे वर्कर्स की)

इनसीधा ख़र्चे (ऑपरेटिंग ख़र्चे):

• तनख़्वाह (दफ़्तर/एडमिन स्टाफ़ की)
• रेंट
• इलेक्ट्रिसिटी
• टेलीफ़ोन एंड इंटरनेट
• स्टेशनरी एंड प्रिंटिंग
• इंश्योरेंस
• रिपेयर एंड बनाए रखेंस
• डेप्रिसिएशन
• बैंक चार्जेज़
• पेशेवर फ़ीज़ (CA, लॉयर)
• ट्रैवलिंग ख़र्चे
• मिसलेनियस ख़र्चे

टैक्स ख़र्चे:

• आमदनी टैक्स (बिज़नेस के लिए, अगर एप्लिकेबल हो)

रावत आंटी के लिए: पर्चेज़ेज़, तनख़्वाह, रेंट, इलेक्ट्रिसिटी मुख्य हैं।

बिश्त ट्रेडर्स के लिए: ऊपर के सब, प्लस गोडाउन रेंट, व्हीकल ख़र्चे, लोडिंग चार्जेज़, कमीशन पेड (एजेंट्स को), और ट्रैवलिंग ख़र्चे (सेल्स स्टाफ़ अलग-अलग शहरों में क्लाइंट्स से मिलता है)।

अकाउंट नंबरिंग सिस्टम

हर अकाउंट को एक यूनीक नंबर मिलता है। नंबरिंग एक लॉजिकल पैटर्न पालन करती है जिससे नंबर देखकर ही ग्रुप पता चल जाता है।

यहाँ एक आम सिस्टम है:

जब मीरा अकाउंट नंबर 1201 देखती है, तो उसे तुरंत पता चलता है कि ये एसेट है (1000 सीरीज़) और करंट एसेट है (1200 सब-रेंज)। जब वो 5101 देखती है, तो जानती है कि ये इनसीधा ख़र्चा है।

शर्मा सर कहते हैं:

"ये नंबरिंग सिर्फ सुविधा के लिए नहीं है। जब तुम अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करते हो, तो सॉफ़्टवेयर इन नंबर्स का इस्तेमाल करके अपने-आप अकाउंट्स को बैलेंस शीट और मुनाफ़ा & घाटा अकाउंट में सही ग्रुप्स में लगा देता है। नंबरिंग सही करो, तो रिपोर्ट्स सही निकलती हैं।"

कम्प्लीट चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स — बिश्त ट्रेडर्स

यहाँ पूरा COA है जो शर्मा सर बिश्त ट्रेडर्स (होलसेल मसालों का बिज़नेस) के लिए सेट अप करते हैं:

एसेट्स (1000 - 1999)

लायबिलिटीज़ (2000 - 2999)

इक्विटी (3000 - 3999)

आमदनी (4000 - 4999)

ख़र्चे (5000 - 5999)

ये 60 से ज़्यादा अकाउंट्स हैं! मीरा थोड़ा ओवरव्हेल्म होती है। लेकिन शर्मा सर उसे दिलासा देते हैं:

"तुम इन सबको हर रोज़ इस्तेमाल नहीं करोगी। कुछ अकाउंट्स साल में एक बार ही इस्तेमाल होते हैं — जैसे डेप्रिसिएशन या बैड डेट्स। लेकिन सब पहले से लिस्टेड और नंबर्ड होने से, तुम्हें कभी अंदाज़ा नहीं लगाना पड़ता। जब कोई नया ट्रांज़ैक्शन हो, चार्ट देखो, सही अकाउंट ढूँढो, और इस्तेमाल करो।"

GST अकाउंट्स COA में क्यों आते हैं

मीरा कुछ नया गौर करती है — अकाउंट्स जैसे "GST इनपुट — CGST" और "GST आउटपुट — SGST।"

नेगी भैया समझाते हैं:

"बिश्त ट्रेडर्स GST-रजिस्टर्ड है। जब वो सामान खरीदते हैं, तो आपूर्तिकर्ता को GST पे करते हैं। वो GST इनपुट अकाउंट्स में रिकॉर्ड होता है (ये ऐसा पैसा है जो गवर्नमेंट हमें वापस देती है)। जब वो सामान बेचते हैं, तो ग्राहक से GST कलेक्ट करते हैं। वो GST आउटपुट अकाउंट्स में रिकॉर्ड होता है (ये पैसा है जो हमें गवर्नमेंट को देना है)। महीने के अंत में, अंतर गणना करते हैं — बिश्त जी गवर्नमेंट को वही पे करते हैं।"

GST को हम इस किताब के पार्ट 4 में ब्योरा में कवर करेंगे। अभी बस इतना जानो कि GST अकाउंट्स चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स का हिस्सा हैं।

यहाँ एक सरल समरी है:

कंपनीज़ एक्ट, 2013 की शेड्यूल III

शर्मा सर अब एक फ़ॉर्मल कॉन्सेप्ट इंट्रोड्यूस करते हैं।

"रावत आंटी की दुकान, जो सोल प्रोप्राइटरशिप है, उसके लिए हम बैलेंस शीट और P&L का कोई भी वजहेबल फ़ॉर्मेट इस्तेमाल कर सकते हैं। लेकिन एक कंपनी के लिए — एक छोटी प्राइवेट कंपनी के लिए भी — गवर्नमेंट ने एक ख़ास फ़ॉर्मेट तय किया है। ये फ़ॉर्मेट कंपनीज़ एक्ट, 2013 की शेड्यूल III में है।"

शेड्यूल III क्या है?

शेड्यूल III, कंपनीज़ एक्ट, 2013 का एक सेक्शन है जो इग्ज़ैक्टली बताता है कि कंपनी को अपनी बैलेंस शीट और स्टेटमेंट ऑफ़ मुनाफ़ा एंड घाटा कैसे प्रेज़ेंट करनी है। ये बताता है:

• कौन से लाइन आइटम्स दिखाने हैं
• किस ऑर्डर में
• कैसे ग्रुप करने हैं
• क्या एडिशनल इन्फ़ॉर्मेशन (नोट्स) डिस्क्लोज़ करनी है

भले ही रावत आंटी और बिश्त ट्रेडर्स कंपनीज़ नहीं हैं (ये सोल प्रोप्राइटरशिप्स या साझेदारी्स हैं), शेड्यूल III समझना ज़रूरी है क्योंकि:

1. बहुत से एम्प्लॉयर्स उम्मीद रखेंगे कि तुम्हें ये फ़ॉर्मेट पता हो।
2. अगर बिश्त ट्रेडर्स कभी कंपनी बनता है, तो ये फ़ॉर्मेट ज़रूरी होगा।
3. चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स ऐसा डिज़ाइन होना चाहिए कि शेड्यूल III में आसानी से मैप हो सके।

शेड्यूल III बैलेंस शीट फ़ॉर्मेट (सिम्प्लिफ़ाइड)

                    BALANCE SHEET
             31 March 20XX को

 ─────────────────────────────────────────────
 I. EQUITY AND LIABILITIES
    (पूँजी और देनदारियाँ)
 ─────────────────────────────────────────────

    1. Shareholders' Funds (शेयरधारकों की निधि)
       (a) Share Capital
       (b) Reserves and Surplus

    2. Non-Current Liabilities (दीर्घकालिक देनदारियाँ)
       (a) Long-term Borrowings
       (b) Deferred Tax Liabilities
       (c) Other Long-term Liabilities
       (d) Long-term Provisions

    3. Current Liabilities (चालू देनदारियाँ)
       (a) Short-term Borrowings
       (b) Trade Payables
       (c) Other Current Liabilities
       (d) Short-term Provisions

 ─────────────────────────────────────────────
 II. ASSETS (संपत्तियाँ)
 ─────────────────────────────────────────────

    1. Non-Current Assets (दीर्घकालिक संपत्तियाँ)
       (a) Property, Plant and Equipment
       (b) Intangible Assets
       (c) Capital Work-in-Progress
       (d) Non-Current Investments
       (e) Deferred Tax Assets
       (f) Long-term Loans and Advances
       (g) Other Non-Current Assets

    2. Current Assets (चालू संपत्तियाँ)
       (a) Inventories
       (b) Trade Receivables
       (c) Cash and Cash Equivalents
       (d) Short-term Loans and Advances
       (e) Other Current Assets

 ─────────────────────────────────────────────

ध्यान दो कुछ अंतर — जो ट्रेडिशनल फ़ॉर्मेट मीरा ने रावत आंटी के लिए इस्तेमाल किया उससे:

• "संड्री क्रेडिटर्स" अब "ट्रेड पेयेबल्स" कहलाता है
• "संड्री डेटर्स" अब "ट्रेड रिसीवेबल्स" कहलाता है
• "फ़र्नीचर" अब "संपत्ति, प्लांट एंड इक्विपमेंट" में आता है
• "स्टॉक" अब "इन्वेंटरीज़" कहलाता है
• "कैश एट बैंक" और "कैश इन हैंड" मिलकर "कैश एंड कैश इक्विवेलेंट्स" हैं

नाम फ़ॉर्मल हो गए हैं, लेकिन कॉन्सेप्ट्स बिल्कुल वही हैं।

शेड्यूल III मुनाफ़ा & घाटा फ़ॉर्मेट (सिम्प्लिफ़ाइड)

          STATEMENT OF PROFIT AND LOSS
        31 March 20XX को समाप्त वर्ष के लिए

 ─────────────────────────────────────────────
 I.    Revenue from Operations        xx,xxx
 II.   Other Income                    x,xxx
 III.  Total Income (I + II)          xx,xxx

 IV.   Expenses:
       (a) Cost of Materials Consumed  xx,xxx
       (b) Purchases of Stock-in-Trade xx,xxx
       (c) Changes in Inventories       x,xxx
       (d) Employee Benefit Expense     x,xxx
       (e) Finance Costs                x,xxx
       (f) Depreciation and
           Amortisation Expense         x,xxx
       (g) Other Expenses               x,xxx
       Total Expenses                  xx,xxx

 V.    Profit Before Tax (III - IV)    x,xxx
 VI.   Tax Expense                     x,xxx
 VII.  Profit After Tax (V - VI)       x,xxx
 ─────────────────────────────────────────────

COA को फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स से मैप करना

यहाँ देखो चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स दो मुख्य फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स में कैसे मैप होता है:

अगर COA सही ग्रुपिंग और नंबरिंग के साथ सेट अप हो, तो अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर (या मैन्युअल अकाउंटेंट भी) अपने-आप अकाउंट्स को बैलेंस शीट और P&L के सही सेक्शन्स में सॉर्ट करके रिपोर्ट्स जेनरेट कर सकता है।

अच्छा चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स बनाने की टिप्स

शर्मा सर अपना अनुभव शेयर करते हैं:

1. शुरुआत सरल रखो। पहले दिन 100 अकाउंट्स मत बनाओ। 30-40 अकाउंट्स से शुरू करो। ज़रूरत के हिसाब से और जोड़ो।

2. ख़ास रहो लेकिन ज़्यादा ख़ास नहीं। "इलेक्ट्रिसिटी" अच्छा है। बड़े बिज़नेस के लिए "इलेक्ट्रिसिटी — गोडाउन" और "इलेक्ट्रिसिटी — दफ़्तर" और भी अच्छा है। लेकिन "इलेक्ट्रिसिटी — पीछे वाले कमरे का बल्ब #3" ज़्यादा हो गया।

3. लगातार नेमिंग रखो। एक स्टाइल तय करो और उसी पर चलो। अगर "तनख़्वाह एंड वेजेज़" लिखा है, तो अलग से "वेजेज़ & तनख़्वाह" नाम का अकाउंट मत बनाओ।

4. गैप के साथ नंबर करो। ध्यान दो नंबरिंग में गैप्स हैं (1001, 1002... न कि 1, 2, 3...)। इससे बाद में नए अकाउंट्स बिना रीनंबरिंग के इन्सर्ट हो सकते हैं। अगर 1005 (व्हीकल) और 1006 (डेप्रिसिएशन-बिल्डिंग) के बीच अकाउंट चाहिए, तो 1005a इस्तेमाल कर सकते हो या पहले से जगह छोड़ सकते हो।

5. GST अकाउंट्स अलग रखो। GST-रजिस्टर्ड बिज़नेसेज़ के लिए, हमेशा CGST, SGST, और IGST के अलग अकाउंट्स रखो — इनपुट और आउटपुट दोनों।

6. उद्योग से मैच करो। किराना दुकान के अकाउंट्स होटल या कारख़ाना से अलग होते हैं। COA को बिज़नेस के हिसाब से कस्टमाइज़ करो।

रावत आंटी vs. बिश्त ट्रेडर्स — COA तुलना

आओ देखते हैं कि बिज़नेस साइज़ के हिसाब से सरल COA कैसे अलग होता है:

मीरा पैटर्न देखती है। बिज़नेस जितना बड़ा, COA उतना विस्तृत। लेकिन पाँच मुख्य ग्रुप्स कभी नहीं बदलते।

मीरा रावत आंटी के लिए COA बनाती है

अभ्यास के तौर पर, शर्मा सर मीरा से कहते हैं कि रावत जनरल स्टोर के लिए एक सरल COA बनाओ। ये उसने बनाया:

शर्मा सर समीक्षा करते हैं। "साफ़। व्यवस्थित्ड। हर अकाउंट अपनी जगह। बहुत अच्छा, मीरा। एक छोटी किराना दुकान के लिए ये सॉलिड चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स है।"

क्विक रीकैप (संक्षिप्त सारांश)

• चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स (COA) बिज़नेस द्वारा इस्तेमाल होने वाले सारे अकाउंट्स की नंबर्ड, व्यवस्थित्ड सूची है।
• हर अकाउंट 5 ग्रुप्स में से किसी एक में आता है: एसेट्स, लायबिलिटीज़, इक्विटी, आमदनी, ख़र्चे।
• एसेट्स = बिज़नेस क्या ओन करता है (फ़िक्स्ड + करंट)।
• लायबिलिटीज़ = बिज़नेस क्या देनदार है (लॉन्ग-टर्म + करंट)।
• इक्विटी = मालिक की हिस्सेदारी (कैपिटल - ड्रॉइंग्स + मुनाफ़ा)।
• आमदनी = कमाया गया पैसा (सेल्स + अदर आमदनी)।
• ख़र्चे = खर्चा गया पैसा (सीधा + इनसीधा)।
• अकाउंट नंबरिंग लॉजिकल सिस्टम पालन करता है: 1000s एसेट्स के लिए, 2000s लायबिलिटीज़, 3000s इक्विटी, 4000s आमदनी, 5000s ख़र्चे।
• शेड्यूल III कंपनीज़ एक्ट, 2013 की, कंपनीज़ के लिए बैलेंस शीट और P&L का फ़ॉर्मेट प्जोखिम्राइब करती है।
• अच्छा COA सरल, लगातार, और बिज़नेस के हिसाब से कस्टमाइज़्ड होता है।
• GST-रजिस्टर्ड बिज़नेसेज़ को CGST, SGST, और IGST के अलग अकाउंट्स चाहिए — इनपुट और आउटपुट दोनों।

अभ्यास अभ्यास — खुद करो

पार्ट A: अकाउंट्स वर्गीकृत करो

नीचे दिए गए हर अकाउंट के लिए, पहचानो कि ये किस ग्रुप में आता है (एसेट, लायबिलिटी, इक्विटी, आमदनी, या ख़र्चा) और इस चैप्टर में बताए नंबरिंग सिस्टम के हिसाब से एक अकाउंट नंबर सजेस्ट करो।

पार्ट B: चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स बनाओ

एक काल्पनिक बिज़नेस के लिए पूरा चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स बनाओ: "कुमाऊँनी हैंडीक्राफ़्ट्स" — अल्मोड़ा में एक छोटी दुकान जो हाथ से बुने ऊनी शॉल, लकड़ी के क्राफ़्ट, और स्थानीय शहद बेचती है। दुकान GST-रजिस्टर्ड है। मालिक नेगी जी हैं। दुकान में एक एम्प्लॉयी है। एक बैंक अकाउंट है।

कम से कम ये शामिल करो:

• 5 एसेट अकाउंट्स
• 3 लायबिलिटी अकाउंट्स
• 2 इक्विटी अकाउंट्स
• 3 आमदनी अकाउंट्स
• 8 ख़र्चा अकाउंट्स

इस चैप्टर में बताए सिस्टम के हिसाब से ठीक से नंबर करो।

मज़ेदार तथ्य (फ़न फ़ैक्ट)

स्टैंडर्डाइज़्ड चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स का कॉन्सेप्ट 1900 के शुरू में यूरोप में आया। लेकिन भारत में व्यवस्थित्ड वित्तीय रिकॉर्ड-कीपिंग बहुत पहले से है। हुंडी सिस्टम — जो भारतीय व्यापारी सदियों से इस्तेमाल करते आ रहे हैं — अलग-अलग प्रकार के ट्रांज़ैक्शन्स के लिए ख़ास श्रेणियाँ वाला एक शुरुआती व्यवस्थित्ड अकाउंटिंग सिस्टम था। जब बिश्त जी के दादा जी उत्तराखंड की पुरानी मंडियों में मसालों का व्यापार करते थे, तो वो बही-खाता (पारंपरिक खाता-बही) में ऐसी श्रेणियाँ से रिकॉर्ड रखते थे जो आधुनिक चार्ट ऑफ़ अकाउंट्स से काफ़ी मिलती-जुलती हैं। नाम बदल गए हैं। सॉफ़्टवेयर नया है। लेकिन पैसे को श्रेणियाँ में व्यवस्थित करने का आइडिया? वो उतना ही पुराना है जितना व्यापार खुद।

इससे पार्ट 2 — हाथ से हिसाब पूरा होता है। मीरा अब जानती है कि वाउचर कैसे बनाएँ, जर्नल एंट्रीज़ कैसे लिखें, लेजर में कैसे पोस्ट करें, ट्रायल बैलेंस कैसे बनाएँ, फ़ाइनेंशियल स्टेटमेंट्स कैसे तैयार करें, और अकाउंट्स कैसे व्यवस्थित करें। वो कागज़-कलम से किसी भी छोटे बिज़नेस का हिसाब रख सकती है। पार्ट 3 में, वो ये सब कंप्यूटर पर करना सीखेगी उद्यमो ERPLite सॉफ़्टवेयर से। सॉफ़्टवेयर की स्पीड और ताकत उसे चौंका देगी — लेकिन सिर्फ इसलिए क्योंकि वो पहले से समझती है कि स्क्रीन के पीछे क्या हो रहा है।