Udyamo ERPLite से मिलो — तुम्हारा डिजिटल दफ़्तर

मीरा सोमवार सुबह दफ़्तर पहुँची तो देखा कि नेगी भैया कंप्यूटर स्क्रीन के सामने बैठे तेज़ी से टाइप कर रहे हैं। स्क्रीन पर नंबर उड़ रहे थे। मीरा ने पिछले कुछ हफ़्तों में कागज़ पर अकाउंटिंग सीखी थी — जर्नल, लेजर, ट्रायल बैलेंस। लेकिन ये कुछ अलग दिख रहा था। ये... तेज़ दिख रहा था।

"नेगी भैया, ये कौन सा सॉफ़्टवेयर है?" उसने पूछा।

नेगी भैया मुस्कुराए। "ये है Udyamo ERPLite। जो कुछ तुम हाथ से करती रही हो? ये सॉफ़्टवेयर वो सब सेकंडों में कर देता है। आओ, बैठो। आज तुम कंप्यूटर वाला तरीका सीखोगी।"

ERP क्या है?

चलो एक सीधे सवाल से शुरू करते हैं। ERP का मतलब क्या होता है?

ERP का पूरा नाम है एंटरप्राइज़ रिसोर्स योजना।

सुनने में मुश्किल लगता है। चलो तोड़कर समझते हैं।

• एंटरप्राइज़ = एक बिज़नेस या संगठन
• रिसोर्स = पैसा, लोग, स्टॉक, मशीनें — वो सब कुछ जो बिज़नेस में इस्तेमाल होता है
• योजना = इन सबको व्यवस्थित और सँभालना

तो ERP है एक ऐसा सॉफ़्टवेयर जो बिज़नेस की सारी चीज़ें मैनेज करता है — अकाउंटिंग, इन्वेंटरी, सेल्स, परचेज़ेज़, तनख़्वाह, टैक्स, रिपोर्ट्स।

इसे ऐसे समझो। रावत आंटी अपनी किराना दुकान चलाती हैं। उनके पास है:

• रोज़ाना बिक्री के लिए एक नोटबुक
• खरीदारी के लिए एक अलग नोटबुक
• किसके पैसे बाकी हैं — उसके लिए एक डायरी
• GST बिलों के लिए अलग-अलग कागज़
• जोड़ के लिए एक गणनार

ये पाँच अलग-अलग जगहें हैं पाँच अलग-अलग चीज़ों के लिए। अगर वो एक नोटबुक अपडेट करना भूल गईं तो? अगर नंबर मिलें नहीं तो?

अब सोचो एक ही सिस्टम जहाँ ये सब एक साथ हो। जब वो बिक्री करें, तो स्टॉक अपने आप कम हो जाए। GST अपने आप गणना हो जाए। ग्राहक का बैलेंस अपने आप अपडेट हो जाए। मुनाफ़ा रिपोर्ट अपने आप बदल जाए।

ERP यही करता है।

Udyamo ERPLite क्यों?

बाज़ार में बहुत सारे ERP सॉफ़्टवेयर हैं। Tally, Zoho Books, Busy, QuickBooks — तुमने इनमें से कुछ के नाम सुने होंगे।

Udyamo ERPLite भारतीय बिज़नेस के लिए बनाया गया है। ये इंडियन अकाउंटिंग स्टैंडर्ड्स को पालन करता है। ये GST समझता है। ये कंपनीज़ एक्ट के शेड्यूल III (स्टैंडर्ड चार्ट ऑफ अकाउंट्स जो हमने पिछले अध्याय में पढ़ा) को पालन करता है।

शर्मा सर अपनी अभ्यास में कई क्लाइंट्स के लिए ERPLite इस्तेमाल करते हैं। "एक बार एक अच्छा ERP सीख लो," उन्होंने मीरा से कहा, "तो कोई भी दूसरा सॉफ़्टवेयर जल्दी सीख लोगी। लॉजिक हर जगह एक ही है।"

ERPLite क्या-क्या कर सकता है:

अगर ये लिस्ट लंबी लग रही है तो चिंता मत करो। हम एक-एक करके सब कवर करेंगे, इस अध्याय में और आगे के अध्यायों में।

पहली झलक — लॉगिन करना

नेगी भैया ने कंप्यूटर पर ब्राउज़र खोला। "ERPLite तुम्हारे वेब ब्राउज़र में चलता है," उन्होंने समझाया। "कुछ भारी-भरकम इंस्टॉल करने की ज़रूरत नहीं। बस क्रोम या फ़ायरफ़ॉक्स खोलो, एड्रेस टाइप करो, और लॉगिन करो।"

चरण 1: ERPLite खोलो

नेगी भैया ने ब्राउज़र में ERPLite का एड्रेस टाइप किया। लॉगिन स्क्रीन दिखी।

चरण 2: अपना क्रेडेंशियल्स डालो

हर इस्तेमालर को एक इस्तेमालरनेम और पासवर्ड मिलता है। शर्मा सर ने मीरा के लिए एक लॉगिन बनाया था।

• इस्तेमालरनेम: meera@sharmaassociates
• पासवर्ड: (शर्मा सर ने दिया हुआ)

"अपना पासवर्ड कभी किसी को मत बताना," नेगी भैया ने कहा। "तुम सॉफ़्टवेयर में जो भी करती हो वो तुम्हारे नाम से लॉग होता है। अगर कुछ गड़बड़ हो, तो वो देख सकते हैं कि किसने किया।"

चरण 3: डैशबोर्ड

लॉगिन करने के बाद, मीरा को डैशबोर्ड दिखा। ये ERPLite की होम स्क्रीन है — हर बार लॉगिन करने पर सबसे पहले यही दिखता है।

डैशबोर्ड पर एक नज़र में कई चीज़ें दिखीं:

• कैश बैलेंस — अभी बिज़नेस के पास कितना कैश है
• बैंक बैलेंस — बैंक अकाउंट में कितना है
• रिसीवेबल्स — ग्राहकों पर कितना बाकी है
• पेएबल्स — हमें आपूर्तिकर्ता को कितना देना है
• रीसेंट ट्रांज़ैक्शंस — हाल ही में की गई एंट्रीज़

"डैशबोर्ड को अखबार के पहले पेज की तरह समझो," नेगी भैया ने कहा। "ये तुम्हें हेडलाइन्स देता है। अगर पूरी कहानी चाहिए, तो अंदर जाओ।"

ERPLite में नेविगेट करना — मेन मेनू

स्क्रीन के बाईं तरफ़ मीरा को एक मेनू दिखा। ये मेन नेविगेशन है — सॉफ़्टवेयर में इधर-उधर जाने का रास्ता।

मेनू में चार मुख्य सेक्शन हैं:

1. मास्टर्स

यहाँ तुम फ़ाउंडेशन डेटा सेट अप करते हो — वो चीज़ें जो रोज़ नहीं बदलतीं।

• आइटम्स — उत्पाद और सेवाएँ जो तुम बेचते या खरीदते हो
• ग्राहकों — वो लोग जो तुमसे खरीदते हैं
• वेंडर्स — वो लोग जिनसे तुम खरीदते हो
• एम्प्लॉईज़ — वो लोग जो तुम्हारे यहाँ काम करते हैं
• चार्ट ऑफ अकाउंट्स — सभी अकाउंट हेड्स की लिस्ट

मास्टर्स को ऐसे समझो जैसे घर की नींव बनाना। एक बार ध्यान से करो। फिर उसके ऊपर बाकी सब बनाओ।

2. ट्रांज़ैक्शंस (लेन-देन)

यहाँ रोज़ का काम होता है।

• वाउचर एंट्री — जर्नल, रिसीट, पेमेंट, कॉन्ट्रा
• सेल्स — प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस, सेल्स ऑर्डर, सेल्स इनवॉइस, पेमेंट रिसीट
• परचेज़ — परचेज़ ऑर्डर, परचेज़ बिल, पेमेंट

जब भी पैसा हिले — अंदर आए या बाहर जाए — तुम यहाँ दर्ज करो।

3. रिपोर्ट्स

यहाँ तुम अपनी सारी एंट्रीज़ का नतीजा देखते हो।

• ट्रायल बैलेंस
• मुनाफ़ा एंड घाटा स्टेटमेंट
• बैलेंस शीट
• कैश फ्लो स्टेटमेंट
• डे बुक
• सेल्स रजिस्टर
• परचेज़ रजिस्टर
• एज्ड रिसीवेबल्स
• एज्ड पेएबल्स

"रिपोर्ट्स ही असली मकसद हैं," शर्मा सर हमेशा कहते थे। "हम ये सारी एंट्री इसलिए करते हैं ताकि अंत में मालिक देख सके — मैं पैसा कमा रहा हूँ या गँवा रहा हूँ?"

4. सेटिंग्स

यहाँ तुम सॉफ़्टवेयर को कॉन्फ़िगर करते हो।

• व्यवस्थितेशन ब्योरा (कंपनी का नाम, पता, GSTIN, PAN)
• फ़ाइनेंशियल ईयर
• इस्तेमालर प्रबंधन (कौन लॉगिन कर सकता है, क्या एक्सेस है)
• टैक्स सेटिंग्स
• नंबर सीरीज़ (वाउचर्स की नंबरिंग कैसी होगी)

ये एक बार सेट अप करो। उसके बाद शायद ही कभी छुओ।

व्यवस्थितेशन सेट अप करना

"कुछ भी करने से पहले," नेगी भैया ने कहा, "तुम्हें सॉफ़्टवेयर को बताना होगा कि तुम कौन हो। कौन सी कंपनी? GSTIN क्या है? कौन सा फ़ाइनेंशियल ईयर?"

इसे व्यवस्थितेशन सेटअप कहते हैं। जब तुम किसी नए बिज़नेस के लिए ERPLite शुरू करते हो तो सबसे पहला काम यही है।

शर्मा सर आए। "चलो अभ्यास करते हैं। मेरी अभ्यास — Sharma & Associates — को टेस्ट के तौर पर सेट अप करो।"

चरण 1: सेटिंग्स → व्यवस्थितेशन पर जाओ

मीरा ने बाएँ मेनू में सेटिंग्स पर क्लिक किया, फिर व्यवस्थितेशन पर।

चरण 2: ब्योरा भरो

एक फॉर्म आया जिसमें कई फ़ील्ड्स थे। चलो हर एक समझते हैं।

कंपनी नेम: बिज़नेस का कानूनी नाम।

मीरा ने टाइप किया: Sharma & Associates

एड्रेस: बिज़नेस का रजिस्टर्ड पता।

मीरा ने टाइप किया:

• Near SBI Branch, Haldwani
• District: Nainital
• State: Uttarakhand
• PIN: 263139

GSTIN: 15 अंकों का GST आइडेंटिफ़िकेशन नंबर।

"हर GST-रजिस्टर्ड बिज़नेस का एक GSTIN होता है," नेगी भैया ने समझाया। "ये स्टेट कोड से शुरू होता है। उत्तराखंड का कोड 05 है।"

मीरा ने टाइप किया: 05AABCS1234A1Z5

"ये एक सैंपल नंबर है," शर्मा सर ने कहा। "असल ज़िंदगी में तुम्हें GSTIN सरकार से मिलता है जब तुम GST के लिए रजिस्टर करते हो।"

चलो GSTIN का फॉर्मेट समझते हैं:

PAN: परमानेंट अकाउंट नंबर (10 कैरेक्टर्स)।

मीरा ने टाइप किया: AABCS1234A

ध्यान दो कि PAN, GSTIN के अंदर ही होता है। GSTIN के 3 से 12 कैरेक्टर PAN होते हैं।

फ़ाइनेंशियल ईयर: वो 12 महीनों का पीरियड जिसके लिए तुम अकाउंट्स रखते हो।

भारत में फ़ाइनेंशियल ईयर 1 अप्रैल से 31 मार्च तक चलता है।

मीरा ने सेलेक्ट किया:

• स्टार्ट डेट: 01-04-2025
• एंड डेट: 31-03-2026

करेंसी: इंडियन रुपीज़ (INR)। ये डिफ़ॉल्ट है।

कॉन्टैक्ट ब्योरा:

• Phone: 05946-XXXXXX
• Email: [email protected]

चरण 3: सेव करो

मीरा ने सेव बटन पर क्लिक किया। एक हरा मैसेज आया: "व्यवस्थितेशन ब्योरा सेव्ड सफली।"

"बस इतना?" मीरा ने हैरानी से पूछा।

"बस इतना," नेगी भैया मुस्कुराए। "अब सॉफ़्टवेयर जानता है कि हम कौन हैं। हर इनवॉइस, हर रिपोर्ट, हर डॉक्यूमेंट पर ये ब्योरा अपने आप आएँगी।"

फ़ाइनेंशियल ईयर को समझो

शर्मा सर ने देखा कि मीरा फ़ाइनेंशियल ईयर को लेकर कन्फ़्इस्तेमाल्ड है। वो बैठकर समझाने लगे।

"मीरा, इसे स्कूल ईयर की तरह समझो। स्कूल अप्रैल में शुरू होता है और मार्च में खत्म, है ना? फ़ाइनेंशियल ईयर भी ऐसा ही है। भारत में हर बिज़नेस 1 अप्रैल से अपना अकाउंटिंग ईयर शुरू करता है और 31 मार्च को खत्म।"

"जनवरी से दिसंबर क्यों नहीं?" मीरा ने पूछा।

"क्योंकि सरकार ने ऐसा तय किया है," शर्मा सर हँसकर बोले। "आमदनी टैक्स एक्ट कहता है कि फ़ाइनेंशियल ईयर अप्रैल से मार्च है। तो सब बिज़नेस उसी को पालन करते हैं। जब तुम ERPLite सेट अप करते हो, तो बताते हो कि कौन से फ़ाइनेंशियल ईयर में काम कर रहे हो। तुम्हारी सारी ट्रांज़ैक्शंस उसी साल के अंदर होनी चाहिए।"

ज़रूरी नियम: अगर तुम FY 2025-26 में काम कर रहे हो, तो तुम सिर्फ़ 1 अप्रैल 2025 से 31 मार्च 2026 के बीच की तारीख वाली ट्रांज़ैक्शंस डाल सकते हो। अगर तुम 15 अप्रैल 2026 की तारीख वाली ट्रांज़ैक्शन डालने की कोशिश करोगे, तो सॉफ़्टवेयर अलाउ नहीं करेगा — वो FY 2026-27 में आती है।

ड्राफ़्ट → पोस्ट वर्कफ़्लो

दिन खत्म होने से पहले, नेगी भैया ने मीरा को एक और ज़रूरी कॉन्सेप्ट दिखाया।

"ERPLite में, जब तुम कोई भी ट्रांज़ैक्शन डालते हो — वाउचर, इनवॉइस, कुछ भी — वो पहले ड्राफ़्ट मोड में जाता है।"

"इसका मतलब?" मीरा ने पूछा।

"ड्राफ़्ट का मतलब है — सेव हो गया लेकिन फ़ाइनल नहीं है। इसे ऐसे समझो जैसे पहले पेंसिल से लिखना। मिटा सकते हो, बदल सकते हो, सुधार सकते हो। जब तुम सैटिस्फ़ाइड हो, तो पेन से लिखो। वो है पोस्टिंग।"

ये ऐसे काम करता है:

"सीधे सब पोस्ट क्यों नहीं कर देते?" मीरा ने पूछा।

"क्योंकि गलतियाँ होती हैं," नेगी भैया ने कहा। "सोचो तुमने Rs. 50,000 का इनवॉइस बनाया लेकिन सही अमाउंट Rs. 5,000 था। अगर ये तुरंत पोस्ट हो जाए, तो अकाउंट्स गलत हो जाएँगे। ड्राफ़्ट्स में, तुम — या शर्मा सर — एंट्री को फ़ाइनल करने से पहले समीक्षा कर सकते हो।"

कुछ दफ़्तरों में, वर्कफ़्लो और भी स्ट्रक्चर्ड होता है:

1. जूनियर अकाउंटेंट (मीरा जैसे) एंट्री बनाते हैं → ड्राफ़्ट में जाती है
2. सीनियर अकाउंटेंट (नेगी भैया जैसे) समीक्षा करते हैं → अप्रूव करते हैं
3. एंट्री पोस्ट होती है → अकाउंट्स अपडेट होते हैं

इसे अप्रूवल प्रक्रिया कहते हैं। ये सुनिश्चित करता है कि कोई भी एंट्री बिना जाँच के बुक्स में न जाए।

"फ़िलहाल," शर्मा सर ने कहा, "तुम ड्राफ़्ट में एंट्री बनाओगी। नेगी भैया समीक्षा करेंगे। जब वो अप्रूव करेंगे, तब पोस्ट होगी। इस तरह, तुम बिना परमानेंट गलती की चिंता किए सीख सकती हो।"

मीरा को राहत मिली। सीखते वक़्त एक सेफ़्टी नेट।

आज मीरा ने क्या सेट अप किया

चलो लिस्ट बनाते हैं कि ERPLite के साथ पहले सेशन में मीरा ने क्या-क्या किया:

1. लॉगिन किया ERPLite में अपने इस्तेमालरनेम और पासवर्ड से
2. डैशबोर्ड एक्सप्लोर किया — एक नज़र में कैश बैलेंस, रिसीवेबल्स, पेएबल्स देखे
3. मेनू समझा — चार सेक्शन: मास्टर्स, ट्रांज़ैक्शंस, रिपोर्ट्स, सेटिंग्स
4. व्यवस्थितेशन सेट अप किया — कंपनी का नाम, पता, GSTIN, PAN, फ़ाइनेंशियल ईयर डाला
5. ड्राफ़्ट → पोस्ट वर्कफ़्लो समझा — एंट्रीज़ फ़ाइनल करने से पहले समीक्षा होती हैं

कंप्यूटर पर पहले दिन के लिए बुरा नहीं!

क्विक रीकैप

• ERP का मतलब है एंटरप्राइज़ रिसोर्स योजना — बिज़नेस के सारे कामों को मैनेज करने का एक सॉफ़्टवेयर
• Udyamo ERPLite एक इंडियन ERP सॉफ़्टवेयर है जो GST, शेड्यूल III चार्ट ऑफ अकाउंट्स, और पूरे अकाउंटिंग साइकल को सपोर्ट करता है
• डैशबोर्ड तुम्हारी होम स्क्रीन है — एक नज़र में ज़रूरी नंबर दिखाता है
• मेन मेनू के चार सेक्शन हैं: मास्टर्स (फ़ाउंडेशन डेटा), ट्रांज़ैक्शंस (रोज़ की एंट्री), रिपोर्ट्स (नतीजे), सेटिंग्स (कॉन्फ़िगरेशन)
• व्यवस्थितेशन सेटअप पहला कदम है — कंपनी का नाम, GSTIN, PAN, पता, और फ़ाइनेंशियल ईयर डालो
• GSTIN 15 अंकों का नंबर है जिसमें स्टेट कोड और PAN शामिल होता है
• भारत में फ़ाइनेंशियल ईयर 1 अप्रैल से 31 मार्च तक चलता है
• ड्राफ़्ट → पोस्ट वर्कफ़्लो एंट्री को फ़ाइनल करने से पहले समीक्षा करने देता है
• अप्रूवल प्रक्रिया का मतलब है कि एक सीनियर व्यक्ति एंट्री को पोस्ट होने से पहले जाँचता है

अभ्यास अभ्यास — ये खुद करो

तुम एक नए क्लाइंट के लिए ERPLite सेट अप कर रहे हो। ये हैं ब्योरा:

बिज़नेस नेम: Kumaon Fresh Fruits ओनर: Pankaj Mehta एड्रेस: Main Market, Ranikhet, District Almora, Uttarakhand - 263645 GSTIN: 05BMPPM5678B1Z3 PAN: BMPPM5678B फ़ाइनेंशियल ईयर: 2025-26 फ़ोन: 05966-XXXXXX ईमेल: [email protected]

टास्क्स:

1. GSTIN से स्टेट कोड निकालो। ये किस स्टेट का है?
2. GSTIN से PAN निकालो। ऊपर दिए गए PAN से मैच करो।
3. FY 2025-26 की स्टार्ट और एंड डेट क्या हैं?
4. अगर पंकज तुम्हें 5 अप्रैल 2026 की तारीख का बिल दे, तो क्या तुम उसे FY 2025-26 में डाल सकते हो? क्यों या क्यों नहीं?
5. ERPLite मेनू के चार मुख्य सेक्शन लिखो और हर एक में एक चीज़ बताओ जो मिलेगी।

बोनस: अगर तुम्हारे पास ERPLite का एक्सेस है, तो लॉगिन करो और ये व्यवस्थितेशन सेट अप करो। पूरे व्यवस्थितेशन फॉर्म का स्क्रीनशॉट लो।

फ़न फ़ैक्ट

क्या तुम जानते हो? "कंप्यूटर" शब्द का मतलब पहले एक इंसान होता था — मशीन नहीं! 1900 के दशक की शुरुआत में, "कंप्यूटर्स" वो लोग (अक्सर महिलाएँ) होती थीं जो डेस्क पर बैठकर हाथ से कैलकुलेशंस करती थीं। पहले इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर्स इन्हीं कैलकुलेशंस को तेज़ी से करने के लिए बनाए गए। तो जब तुम ERPLite इस्तेमाल करते हो, तो तुम वही काम कर रहे हो जो पहले कमरे भर लोग मिलकर करते थे — लेकिन तुम अकेले कर रहे हो, मिनटों में। ये है टेक्नोलॉजी की ताकत। बागेश्वर की मीरा, हल्द्वानी में बैठी, भारत में बना सॉफ़्टवेयर इस्तेमाल करके, पूरे उत्तराखंड के बिज़नेस के अकाउंट्स सँभाल रही है। बुरा नहीं है।